L'ENT Lea.hautenormandie.fr : Outils et UsagesEricLe JanCLEG Camille Saint Saëns22 rue Saint LôRouen76000FranceTéphone : 02 35 07 83 50Fax : 02 35 07 83 51eric.lejan@ac-rouen.frAlexandreDesoubeauxDirecteurPentila2015-07-192015-07-19 Le présent document est la propriété exclusive de Pentila. Toute représentation
ou reproduction intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de
ses ayants droit ou ayants cause, est illicite (article L122-4 du code de la
propriété intellectuelle). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé
que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-1
et suivants. Ce livret présente l'ensemble des outils de l'ENT lea.hautenormandie.fr
destinés aux administrateurs. Il est conçu pour accompagner les administrateurs de
l'ENT. Il souligne pour chaque outil les options disponibles et la façon de les
mettre en œuvre. Les services d'administration sont intégrés au compte de
l'utilisateur qui a le statut adhoc. Introduction :L'objectif de cet ouvrage Cross Media est de permettre aux usagers administrateurs de
s'approprier les outils présents dans la version Néro de l'ENT lea.hautenotmandie. Une
fois ce document produit il sera disponible :Au format epub3.0 lisible sur toutes les tablettesAu format xhtml sous forme une page structurée ou d'un livret constitué de
plusieurs pages.Au format xml qui sera affiché grâce à un CMS Plone équipé du produit
Metnav. Cette partie est conçue pour être intégrée à un document plus complet qui
livre aux usagers à la fois une description technique des services de l'ENT mais aussi
un ensemble de mises en œuvre qui enrichiront l'expérience de chacun.L'ambition de ces productions, au delà de la description des services de l'ENT, est de
conduire dans l'académie à l'appropriation de cette méthode de production documentaire.
Une formation "Tablettes" à destination des personnels technique,
une formation "SVT et ENT" à destination des enseignants,
aborderont rapidement la nature et l'utilisation de cette chaine éditoriale. La DMZ de la cité scolaire Camille Saint Saëns sera utilisée pour déployer les
services nécessaires à sa mise en œuvre par les collègues et les élèves.Document Utilisateurs : Ergonomie générale et services d’administrationRéférenceCMQ/DT/NERO/ERGO/V0.6Version0.6Date 07.07.152015-07-19 Le présent document est la propriété exclusive de Pentila. Toute
représentation ou reproduction intégrale ou partielle, faite sans le
consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est
illicite (article L122-4 du code de la propriété intellectuelle). Cette
représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit,
constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-1 et
suivants. Ergonomie générale : L'entrée dans l'ENT se fait directement sur les pages des journaux. On voit sur la
gauche les actualités publiées par les administrateurs des groupes et à droite les
actualités publiées par les Chefs d'établissement.Le bandeau situé au dessus des champs d'affichage des journaux donne directement
accès à l'essentiel des services de l'ENT ou après une saisie de 5 caractères dans
le champ de recherche à tous les documents qu'il contient et qui sont visibles par
l'utilisateur connecté.Nous verrons que dans les préférences, on peut afficher en page d'accueil tous les
services. Cette solution limite la plupart des déplacements dans l'ENT à
"un clic".Bandeau : l'essentiel en un clic.La couleur du fond du bandeau et le portrait de l'utilisateur sont les deux
éléments qui permettent de personnaliser l'espace de travail.Cette personalisation est accessible par les préférences du compte qui se
découvrent grâce au bouton "options" à l'extrème droite du bandeau.Les icônes de la messagerie et du casier peuvent présenter une bulle avec un
numéro pour notifier l’utilisateur de la présence de nouveaux messages non lus
dans sa messagerie ou de nouveaux dépôts dans son casier. Menu de servicesL'accès aux services est déterminé par l'état du bouton "menu". Lorsque les
services sont cachés il est de la couleur du bandeau lorsque les services sont visibles son fond passe au blanc L'ouverture du panneau des services peut être obtenu directement lors de la
connexion de l'usager. Dans ces conditions, tous les services sont accessibles
en un seul clic. Cette illustration montre comment se présente la page d'accueil avec les
services accessibles.Le bandeau : Description détaillée.Le bandeau est composé d'un champ de saisie "recherche" et de plusieurs boutons
dont nous allons envisager le rôle à tour de rôle.Recherche fédérée et auto-complétion : Un accès permanent à toutes les
données de l'ENT.La recherche se déclenche dès le cinquième caractère. Ce service de recherche fédérée permet de rechercher dans tous les objets de
la plateforme (fichiers, dossiers, actualités, cahier de textes, messages, etc…)
dans la limite du périmètre de visibilité de l’utilisateur. La barre de recherche est présentée comme sur l'illustration
ci-dessous.Un clic sur le document proposé permet de le rejoindre dans l'ENT.Favoris : Des liens "rapides" au service de la navigation dans l'ENT.La navigation dans l'ENT bénéficie d'un possibilité de
"raccourcis" qui sont appelés
"favoris". L'icone permet d'afficher les favoris. Cette fonctionnalité propose un accès rapide aux favoris enregistrés par
l’utilisateur ainsi qu’un accès rapide à l’ensemble des espaces documentaires
des groupes de l’utilisateur. Chaque favori est cliquable. Sur sélection d’un favori, l’utilisateur est redirigé vers le contenu
souhaité.Messagerie : Un service ENT doublé d'un mailer efficace.La messagerie de l'ENT est accessible par l'icone la bulle indique le nombre de messages non lus.Le clic sur l'icone permet d'atteindre le service de messagerie qui contient
en fonction du statut de l'utilisateur les messages propres à l'ENT mais aussi
éventuellement les courriers des boites mails relevées dans l'ENT.L'illustration ci-dessous donne un aperçu du service. ForumLes forum sont accessibles par l'icône .Il permet l’accès au forum pour pouvoir partager des sujets de conversation,
des idées ou même demander de l’aide. Les forums sont un des éléments des groupes institutionnels et "ENT" qui
assurent un enrichissement du travail au sein des équipes pédagogiques mais
aussi au sein des classes. Lors de la création des groupes ENT ou lors de la livraison des groupes
institutionnels l'administrateur de l'ENT ou l'administrateur du groupe ont à
décider de l'ouverture de ces forum. Cette ouverture est souhaitable dès lors qu'on travaille dans l'ENT. En effet
c'est avec le Wiki l'un des éléments qui différencie l'ENT d'une dropBox ou d'un
partage sur le réseau intranet de l'établissement.L'illustration ci-dessous montre comment se présente ce service. La notification doit être réglée dans les préférences du compte. Ceci sera vu
dans un des chapitres suivants.AideLes usagers accèdent aux éléments de l'aide grâce au bouton .Il permet l’accès en consultation des aides utilisateur. Sur clic l’usager est
dirigé vers l’espace documentaire des aides de l’ENT.Dans cet espace l'usager peut utiliser les forum ou le Wiki pour trouver
l'aide dont il a besoin si ces applications sont activées.Sur l'illustration ci-dessous l'ensemble des ressources sont activées. Ici
encore le choix d'activer les applications ou non incombe au gestionnaire du
groupe. Les signets, les documents directement lisibles dans l'espace documentaire
sont autant de ressources mises à disposition des usagers. Le Casier : Un espace personnel accessible en dépôt par la
communauté.Les usagers accèdent à leur casier grâce au bouton .Il possède aussi une bulle qui indique les nouveaux éléments déposés par les
usagers de l'ENT dans son casier.Un clic sur le bouton envoie l'utilisateur dans le service.Une fois dans le service l'usager peut glisser/déposer le contenu de son
casier dans son "espace personnel" situé dans le panneau de droite de l'ENT. I
est naturellement possible de visualiser un contenu ou de le télécharger sur la
machine de travail.L'utilisation du tri permet de regrouper les fichiers notamment lors de la
collecte d'un travail à rendre. Profil de l'usagerLe paramétrage du profil est essentiel pour la vie de l'ENT. En effet un
certain nombre d'actions dans l'ENT sont facilités par ces réglages. La mise ne place d'une photo récente permet aux usagers dans l'annuaire de
bénéficier d'un trombinoscope dès le premeir jour de la rentrée. La
personnalisation de la couleur de l'interface est aussi une des appropriations
possibles de l'ENT par l'usager. La mise en place des préférences de notifications, couplées à leur redirection
sur une boite de messagerie professionnelle est un gage de réactivité par
rapports aux activités dont chaque usager a à connaitre dans l'ENT. Le support de premier niveau est aussi accessible par ce profil.Enfin la possibilité de sauvegarder les éléments de l'ENT est aussi accessible
par le profil.Voici comment se présente le menu d'accès aux paramètres du compte.PréférencesLe popup de préférences contient plusieurs onglets. Voici comment ce popup se présente. Les éléments des onglets seront abordés dans le chapitre de paramétrage du
compte mais on y retrouve : Dans Mon Compte l'usager ajoute les
informations personnelles et décide de leur affichage. Celui du
portrait est souhaitable puisqu'il
sous tend l'affichage en mode trombinoscope.L'Interface permet à l'usager de changer
la langue du site, de changer la couleur du thème appliquée à
l'espace de travail et de choisir d’afficher ou non en
permanence le menu de services. Les Notifications permettent à
l'utilisateur de rester informé des dernières ressources
publiées dans son ENT. Un message récapitulatif lui est envoyé
dans la messagerie interne ainsi que sur une boite externe si la
redirection a été paramétrée dans les préférences de sa
messagerie. La fréquence des notifications et ajustable. La Sauvegarde permet de doubler les
sauvegardes automatiques quotiiennes de l'ENT par un archivage
personnel des données de l'utilisateur.informations On dispose dans le popup qui s'affiche après le clic sur le lien de deux
onglets. Un onglet est consacré à la charte de l'ENT signée par l'utilisateur lors
de sa première connexion. Le second onglet permet de suivre la progression des mises à jours et des
addons mis en place au fil du temps sur la
plateforme.La consultation de cette ressource permet de suivre les nouveautés de
l'ENT.support utilisateurIl s'agit d'un formulaire qui permet à l'utilisateur de faire remonter une
difficulté. Cette remontée est structurée de telle sorte que le "ticket"
qu'elle génère puisse être traité par l'équipe de développeent de Pentila. Il importe donc d'insister auprès des usagers pour que ticket soit rédigé
et accompagné d'une capture d'écran de la situation rencontrée lors de
l'incident. On peut pour réaliser cette capture ouvrir le service en erreur dans un
autre onglet. (cette ouverture des services dans des onglets est un moyens
de disposer sans "navigation interne" de plusieurs services ouverts).L'ajout d'un fichier est aussi possible. Une capture d'écran réalisée
indépendemment de la remontée du ticket et stockée dans l'espace personnel
de l'utilisateur ou sur sa machine de travail est un bon indicateur pour
l'équipe de développement.Un traitement rapide de l'incident repose sur une description très
précise.DeconnexionIl faut se déconnecter afin de quitter la session en cliquant sur le
bouton .L'accès à ce bouton est indirect (clic sur préalable) ce qui permet d'éviter les déconnexions
involontaires.Comme pour tous les sites consultés sur une machine de l'établissement il
est prudent de quitter le navigateur pour être tout à fait certain
d'éliminer les cookies d'authentification.Services d'administration : L'administrateur dispose des menus dans sa session. L'administration est donc une
opération qui consiste à utiliser les services mis a notre disposition.Il y a trois types de services : Les services de paramétrages de l'ENT : Droits de communication,
gestion du cahier de texte.Les services d'adaptation de l'ENT : Gestion des utilisateurs, gestion
du site web,Le service des statistiques : Il permet de suivre l'évolution de
l'utilisation des services, de tester l'efficacité d'une formation sur
l'appropriation d'un service par la communauté, de détecter les services
peu utilisés et d'envisager de proposer des usages ciblés aux usagers de
l'ENT. On peut considérer que les opérations de paramétrage sont réalisées une fois pour
toute. Les opérations d'adaptation de l'ENT elles peuvent être plus fréquement mises en
œuvre comme l'ajout d'utilisateurs lors d'un échange avec un établissment
étranger.Les statistiques sont un outil de suivi dont l'utilisation permet de piloter
l'ENT.Droits de communicationCes droits concernent la population avec laquelle un membre peut interagir
dans l'ENT. En interne le périmètre est restreint pour
les parents et les élèves et étendu pour les personnels et les enseignants. Ce sont les listes de diffusion du carnet d'adresse, l'autocomplétion dans
l'annuaire ou dans la recherche des destinataires lors de la rédaction d'un
message ou le dépôt dans un casier qui sont affectés.Les groupes "ENT" permettent d'augmenter ce périmètre pour des sous
populations de l'ENT sans affecter les règles de communication par défaut. La communication externe affecte la
possibilité pour un membre de relever ses boites mails dans l'ENT. Cette
possibilité est essentielle pour les chefs d'établissements
les enseignants et les personnels. Elle peut être formatrice pour les élèves (B2i et C2i) mais impose
une conduite pédagogique par l'équipe enseignante. Communication ExterneLe service illustré ci-dessous permet de définir les profils qui ont le
droit de communiquer avec l’extérieur par l’ajout de compte mail dans l’ENT. Le paramétrage nécessite une décision collégiale sous la responsabilité du
Chef d'établissement. L'autorisation de relever ses comptes mails
professionnels pour les personnels et les enseignants est une façon donner
un rôle "positif" à l'ENT. Traiter ses mails professionnels dans l'ENT est une première approche de
l'appropriation du bureau virtuel.Communication InterneLe service illustré ci-dessous permet de gérer l’alimentation automatique
des carnets d’adresses des utilisateurs. Ceci définit le périmètre de
communication par profils d’usagers. Une bonne façon de régler les paramètres est de répondre à la question : Qui est autorisé à écrire à qui ?Il est important que les réglages pour les différents rôles de l'ENT
résultent d'une décision la plus collégiale possible mais elle est au final
du ressort exclusif du chef d'établissement.Gestion des utilisateursOn accède dans ce service à 4 types d'onglets. Chacun contribue à donner de la
souplesse à l'ENT. Il est à noter que pour l'authentification unique le renouvellement des mots
de passe des utilisateurs passent par les téléservices.Site Web : Utilisation de l'éditeur Wordpress intégré.Ce service permet de configurer le site Web de l’établissement si vous le
souhaitez. Si votre établissement dispose d’un site Web, vous pouvez saisir son URL dans
le champ prévu. Si votre établissement n’en dispose pas et que vous en souhaitez un, vous
pouvez le créer et le gérer sous Wordpress. Ce service permet de gérer le site
Web sans authentification en sélectionnant les administrateurs au nombre
desquels le Chef d'établissment doit figurer. Gestion du Cahier de TexteLe cahier de texte proposé par Néro est intégré à tous les espaces de travail
de l'ENT. Les contenus sont accessibles aux parents et aux élèves de la classe,
l'affichage par défaut pour les élèves et les parents est la vue "devoirs". Il
est donc important pour les enseignants de s'en souvenir et de penser à donner
du travail pour que leur activité dans l'ENT soit perçue par les parents. Le simple fait de demander par exemple "l'apprentissage du cours" pour la
séance suivante génère une notification pour les destinatires.La liberté est laissée aux enseignants de gérer eux même leur emploi du temps
en le saisissant ou d'utiliser les plages qui proviennent de la remontée depuis
les outils des chefs adjoints (EDT par exemple) Les outils de saisie disponibles dans le cahier de texte permettent un réel
enrichissement du contenu. Cet enrichissement est aussi de nature à montrer aux
parents ce que leurs enfants ont à maitriser dans toutes les disciplines. Pour que les équipes pédagogiques puissent dès la rentrée utiliser le cahier
de texte il est essentiel que celui-ci soit bien paramétré par l'administrateur
local et les chefs d'établissement adjoints.ConfigurationCet onglet permet de caler les heures de début et de fin des cours
journaliers et de poser la date de fin des cours de l'année en cours.Matières de mon établissementCet onglet permet de retirer ou d'ajouter des matières à l'établissement.
Les matières apparues lors de l'importation et qui sont des doublons peuvent
être fusionnées. Cela limite les erreurs de saisie dans le cahier de texte. Les matières peuvent être crées, cela est utile par exemple pour des
groupes "ENT" dont les membres peuvent remplir un cahier de texte. La
matière crée sera ensuite associée à l'utilisateur afin qu'il puissent y
accéder dans le cahier de texte.Matières des enseignantsCet onglet permet d'ajouter une matière à un enseignant. C'est au moment de la création d'un enseignant qui ne serait pas remonté
depuis STS-Web ou d'un intervenant extérieur que cet onglet est le plus
utile.ImportC'est cet onglet qui permet de synchroniser le cahier de texte avec les
remontées du rectorat d'une part et les outils de création d'EDT d'autre
part.L'import repose sur le traitement de deux fichiers l'un provient de
STS-Web et l'autre de L'outil de création des emplois du temps (EDT par
exemple) Il faut d'abord remonter les informations dans STS-WEB et donc exorter le
fichier depuis EDT vers STS-Web. Cette opération doit aboutir c'est à dire
que tous problèmes doivent être résolus pour obtenir l'export. Il faut donc
travailler sur une copie de la base de l'établissement pour éviter les
mauvaises surprises. On obtient un fichier : EDT_vers_STS_RNE_anneemoisjours.xml Il faut attendre que la remontée soit prise en compte (une nuit après la
remontée) puis récupérer l'export de STS-Web vers EDT. On dispose d'un second fichier : sts_emp_RNE_anneemoisjour.xml Une fois cela fait on peut enchainer les deux étapes suivantes. Un
document pdf peut être récupéré en suivant ce lien.Importation du fichier sts_emp_RNE_anneemoisjour.xmlIl suffit de parcourir sa machine vers le fichier en partant de
l'onglet import et du premier bouton parcourir.Une fois le fichier en place on clique sur le bouton Importation du fichier EDT_vers_STS_RNE_anneemoisjours.xml Cette étape nécessite une sélection de la période sur laquelle on
souhaite importer l'EDT. En début d'année et notamment à la prérentrée l'import peut être
limité à 15 jours. Cela permet aux enseignants de trouver leur EDT dès
le début des classes et laisse une possibilité de réimporter un EDT à
jour une semaine après la rentrée pour le reste de l'année.Il suffit de parcourir sa machine vers le fichier en partant de
l'onglet import et du second bouton parcourir.Une fois le fichier en place on clique sur le bouton L'importation est longue puisque tous les cours pour tous les
enseignants sont importés. C'est d'autant plus long que la période
d'import est ample.En cours d'année les importations peuvent se faire à nouveau pour un
enseignant ou une classe.La procédure d'import vérifie le quadruplé « date/heures,
enseignant, classe, matière » et si ce quadruplé existe déjà dans le
cahier de textes la procédure ne fait rien. Les cours ne sont donc pas
écrasés.Suppression des cours importésIl peut être nécessaire en cas de remplacement d'un collègue de
supprimer ses cours pour les remplacer par ceux du collègue qui les
donne à sa place. En pratiquant de la soirte la vision élèves et parents
de l'EDT colle à la situation réelle de l'établissement. Il faut naturellement pour que cela fonctionne refaire la procédure
d'exportation vers STS à partir d'EDT puis récupérer dans STS-WEB le
nouveau fichier. Il reste lors de l'import à le limiter à l'enseignant remplaçant
concerné pour la durée du remplacement prévu.Conclusion : Ce chapitre a balayé les services liés à la description de l'utilisateur et à ceux qui
lui permette d'échanger avec sa communauté. C'est l'appropriation de ces services et l'utilisation des exemples fournis par le
CANOPE dans le groupe d'aide aux utilisateurs qui fédèrent une utilisation de l'ENT
comme élément d'enrichissement de l'enseignement au sein de l'établissment et au delà
entre établissments de l'académie.En effet le périmètre de l'ENT permet à des enseignants éloignés dans l'académie de
créer des espaces d'échanges et de pratiques dynamiques disciplinaires ou
transdisciplinaires.Ce premier chapitre passe aussi en revue les services d'administration de l'ENT. Seuls
les usagers avec le statut d'administrateur y accèdent. L'utilisation de ces services permet une mise en place de l'année scolaire
efficace.Le suivi par les administrateurs des usages de l'ENT dans leurs établissements et les
exemples qui en ressortent peuvent aussi etre mutualisés dans le groupes
"Administrateurs" de l'ENT ou dans l'espace d'Aide.