Services d'administration :
L'administrateur dispose des menus dans sa session. L'administration est donc une opération qui consiste à utiliser les services mis a notre disposition.
Il y a trois types de services :
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Les services de paramétrages de l'ENT : Droits de communication, gestion du cahier de texte.
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Les services d'adaptation de l'ENT : Gestion des utilisateurs, gestion du site web,
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Le service des statistiques : Il permet de suivre l'évolution de l'utilisation des services, de tester l'efficacité d'une formation sur l'appropriation d'un service par la communauté, de détecter les services peu utilisés et d'envisager de proposer des usages ciblés aux usagers de l'ENT.
On peut considérer que les opérations de paramétrage sont réalisées une fois pour toute.
Les opérations d'adaptation de l'ENT elles peuvent être plus fréquement mises en œuvre comme l'ajout d'utilisateurs lors d'un échange avec un établissment étranger.
Les statistiques sont un outil de suivi dont l'utilisation permet de piloter l'ENT.
Droits de communication
Ces droits concernent la population avec laquelle un membre peut interagir dans l'ENT.
En interne le périmètre est restreint pour les parents et les élèves et étendu pour les personnels et les enseignants.
Ce sont les listes de diffusion du carnet d'adresse, l'autocomplétion dans l'annuaire ou dans la recherche des destinataires lors de la rédaction d'un message ou le dépôt dans un casier qui sont affectés.
Les groupes "ENT" permettent d'augmenter ce périmètre pour des sous populations de l'ENT sans affecter les règles de communication par défaut.
La communication externe affecte la possibilité pour un membre de relever ses boites mails dans l'ENT. Cette possibilité est essentielle pour les chefs d'établissements les enseignants et les personnels.
Elle peut être formatrice pour les élèves (B2i et C2i) mais impose une conduite pédagogique par l'équipe enseignante.
Communication Externe
Le service illustré ci-dessous permet de définir les profils qui ont le droit de communiquer avec l’extérieur par l’ajout de compte mail dans l’ENT.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
Cette illustration est mise à disposition selon
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Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas
de travaux dérivés 4.0 International
On constate que par défaut la communication externe est fermée pour tous les utilisateurs.
Le paramétrage nécessite une décision collégiale sous la responsabilité du Chef d'établissement. L'autorisation de relever ses comptes mails professionnels pour les personnels et les enseignants est une façon donner un rôle "positif" à l'ENT.
Traiter ses mails professionnels dans l'ENT est une première approche de l'appropriation du bureau virtuel.
Communication Interne
Le service illustré ci-dessous permet de gérer l’alimentation automatique des carnets d’adresses des utilisateurs. Ceci définit le périmètre de communication par profils d’usagers.
Une bonne façon de régler les paramètres est de répondre à la question :
Qui est autorisé à écrire à qui ?
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Lors de la livraison de l'ENT les réglages sont conformes à ce qui a été transmis par l'établissement à l'équipe de déploiement.
Il est important que les réglages pour les différents rôles de l'ENT résultent d'une décision la plus collégiale possible mais elle est au final du ressort exclusif du chef d'établissement.
Gestion des utilisateurs
On accède dans ce service à 4 types d'onglets. Chacun contribue à donner de la souplesse à l'ENT.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
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Les onglets donnent accès à :
- Affectation classes : Permet de recréer des équipes pédagogiques complètes ce que ne fait pas la remontée STS-Web.
- Création manuelle : Ajout d'utilisateur selon son profil, sa classe, et sa discipline s'il s'agit d'un enseignant.
- Administrateurs de l'ENT : Permet de partager le rôle d'administrateur local de l'ENT pour l'établissement sélectionné.
- Codes de secours : Permet d'éditer les codes d'accès à ENT sans authentification unique, ou en cas d'échec de l'utilisation de l'authentification unique (Tablettes / Puffin)
Il est à noter que pour l'authentification unique le renouvellement des mots de passe des utilisateurs passent par les téléservices.
Site Web : Utilisation de l'éditeur Wordpress intégré.
Ce service permet de configurer le site Web de l’établissement si vous le souhaitez.
Si votre établissement dispose d’un site Web, vous pouvez saisir son URL dans le champ prévu.
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On distingue l'adresse URL dans le champ prévu à cet effet.
Si votre établissement n’en dispose pas et que vous en souhaitez un, vous pouvez le créer et le gérer sous Wordpress. Ce service permet de gérer le site Web sans authentification en sélectionnant les administrateurs au nombre desquels le Chef d'établissment doit figurer.
Gestion du Cahier de Texte
Le cahier de texte proposé par Néro est intégré à tous les espaces de travail de l'ENT.
Les contenus sont accessibles aux parents et aux élèves de la classe, l'affichage par défaut pour les élèves et les parents est la vue "devoirs". Il est donc important pour les enseignants de s'en souvenir et de penser à donner du travail pour que leur activité dans l'ENT soit perçue par les parents.
Le simple fait de demander par exemple "l'apprentissage du cours" pour la séance suivante génère une notification pour les destinatires.
La liberté est laissée aux enseignants de gérer eux même leur emploi du temps en le saisissant ou d'utiliser les plages qui proviennent de la remontée depuis les outils des chefs adjoints (EDT par exemple)
Les outils de saisie disponibles dans le cahier de texte permettent un réel enrichissement du contenu. Cet enrichissement est aussi de nature à montrer aux parents ce que leurs enfants ont à maitriser dans toutes les disciplines.
Pour que les équipes pédagogiques puissent dès la rentrée utiliser le cahier de texte il est essentiel que celui-ci soit bien paramétré par l'administrateur local et les chefs d'établissement adjoints.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
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On distingue sur cette illustration les boutons qui permettent d'importer les deux fichiers extraits depuis la base d'EDT et remontés depuis STS-Web et Siècle.
Configuration
Cet onglet permet de caler les heures de début et de fin des cours journaliers et de poser la date de fin des cours de l'année en cours.
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On distingue sur cette illustration les boutons qui permettent d'importer les deux fichiers extraits depuis la base d'EDT et remontés depuis STS-Web et Siècle.
Matières de mon établissement
Cet onglet permet de retirer ou d'ajouter des matières à l'établissement. Les matières apparues lors de l'importation et qui sont des doublons peuvent être fusionnées. Cela limite les erreurs de saisie dans le cahier de texte.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
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On distingue sur cette illustration la colonne qui met à disposition les matières remontées depuis la base STS-Web et la colonne contenant les matières effectivement utilisées dans l'établissement.
Les matières peuvent être crées, cela est utile par exemple pour des groupes "ENT" dont les membres peuvent remplir un cahier de texte. La matière crée sera ensuite associée à l'utilisateur afin qu'il puissent y accéder dans le cahier de texte.
Matières des enseignants
Cet onglet permet d'ajouter une matière à un enseignant.
C'est au moment de la création d'un enseignant qui ne serait pas remonté depuis STS-Web ou d'un intervenant extérieur que cet onglet est le plus utile.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
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On distingue sur cette illustration la colonne de droite qui permet pour un enseignant choisi dans la colonne de gauche de lui associer les matières qu'il enseigne.
Import
C'est cet onglet qui permet de synchroniser le cahier de texte avec les remontées du rectorat d'une part et les outils de création d'EDT d'autre part.
L'import repose sur le traitement de deux fichiers l'un provient de STS-Web et l'autre de L'outil de création des emplois du temps (EDT par exemple)
Il faut d'abord remonter les informations dans STS-WEB et donc exorter le fichier depuis EDT vers STS-Web. Cette opération doit aboutir c'est à dire que tous problèmes doivent être résolus pour obtenir l'export. Il faut donc travailler sur une copie de la base de l'établissement pour éviter les mauvaises surprises.
On obtient un fichier : EDT_vers_STS_RNE_anneemoisjours.xml
Il faut attendre que la remontée soit prise en compte (une nuit après la remontée) puis récupérer l'export de STS-Web vers EDT.
On dispose d'un second fichier : sts_emp_RNE_anneemoisjour.xml
Une fois cela fait on peut enchainer les deux étapes suivantes. Un document pdf peut être récupéré en suivant ce lien.
Importation du fichier sts_emp_RNE_anneemoisjour.xml
Il suffit de parcourir sa machine vers le fichier en partant de l'onglet import et du premier bouton parcourir.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
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C'est ce premier bouton "parcourir" qui permet d'entamer la procédure d'importation.
Une fois le fichier en place on clique sur le bouton
Importation du fichier EDT_vers_STS_RNE_anneemoisjours.xml
Cette étape nécessite une sélection de la période sur laquelle on souhaite importer l'EDT.
En début d'année et notamment à la prérentrée l'import peut être limité à 15 jours. Cela permet aux enseignants de trouver leur EDT dès le début des classes et laisse une possibilité de réimporter un EDT à jour une semaine après la rentrée pour le reste de l'année.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
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C'est ce second bouton "parcourir" qui permet d'e poursuivre la procédure d'importation.
Il suffit de parcourir sa machine vers le fichier en partant de l'onglet import et du second bouton parcourir.
Une fois le fichier en place on clique sur le bouton
L'importation est longue puisque tous les cours pour tous les enseignants sont importés. C'est d'autant plus long que la période d'import est ample.
En cours d'année les importations peuvent se faire à nouveau pour un enseignant ou une classe.
La procédure d'import vérifie le quadruplé « date/heures, enseignant, classe, matière » et si ce quadruplé existe déjà dans le cahier de textes la procédure ne fait rien. Les cours ne sont donc pas écrasés.
Suppression des cours importés
Il peut être nécessaire en cas de remplacement d'un collègue de supprimer ses cours pour les remplacer par ceux du collègue qui les donne à sa place. En pratiquant de la soirte la vision élèves et parents de l'EDT colle à la situation réelle de l'établissement.
Copyright : 2015-07-19 Eric Le Jan
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Cette suppression est souvent liée à des remplacement d'enseignants.
Il faut naturellement pour que cela fonctionne refaire la procédure d'exportation vers STS à partir d'EDT puis récupérer dans STS-WEB le nouveau fichier.
Il reste lors de l'import à le limiter à l'enseignant remplaçant concerné pour la durée du remplacement prévu.