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La gestion d’un parc de tablettes type iPad dans un établissement scolaire présente de nombreuses difficultés pour des enseignants non formés. L’environnement OsX ou iOS présente quant à lui d’importantes spécificités et son utilisation n’est pas généralisée et familière dans les établissements scolaires, plutôt équipés en matériel avec un environnement windows.
L’objectif de cette plaquette est de présenter à un utilisateur comment à l’aide d’un logiciel spécifique « Apple Configurator2 » :
Préparer une tablette, puis exporter simultanément cette préparation ( ou configuration) à l’ensemble d’iPad (dans notre cas 16 éléments).
Contrôler simultanément les contenus, les paramètres de réglages et d’utilisation de chaque iPad.
Importer des documents sur les iPad préparés.
Exporter des documents produits par les élèves.
La gestion d’un parc de tablettes type iPad dans un établissement scolaire présente de nombreuses difficultés pour des enseignants non formés. L’environnement OsX ou iOS présente quant à lui d’importantes spécificités et son utilisation n’est pas généralisée et familière dans les établissements scolaires, plutôt équipés en matériel avec un environnement windows.
L’objectif de cette plaquette est de présenter à un utilisateur comment à l’aide d’un logiciel spécifique « Apple Configurator2 »:
Préparer une tablette, puis exporter simultanément cette préparation ( ou configuration) à l’ensemble d’iPad (dans notre cas 16 éléments).
Contrôler simultanément les contenus, les paramètres de réglages et d’utilisation de chaque iPad.
Importer des documents sur les iPad préparés.
Exporter des documents produits par les élèves.
Cette plaquette ne présente pas une liste exhaustive de toutes les fonctionnalités du logiciel « Apple Configurator2 », mais plutôt une liste de procédures simples, pour une gestion simplifiée au quotidien, du parc.
La configuration de base ou initiale : préparation , importation de l’ensemble des applications, réglages doit être gérée par le référent numérique de l’établissement ou tout personne désignée pour la gestion du parc, afin de limiter les erreurs de configuration.
Chaque enseignant, dans le cadre de son enseignement trouvera une solution rapide et efficace pour :
Créer un profil de configuration afin de restreindre les apps et les réglages à sa seule matière et éviter ainsi toute tentation d’utiliser d’autres apps.
Importer des documents de travail à destination des élèves
Exporter des productions d’élèves.
Afin de pouvoir effectuer le processus de gestion décrit dans ce document, l’utilisateur aura besoin des outils suivants :
Au minimum, une tablette iPad. ( 16 iPad mini2 16Go dans notre cas)
Un ordinateur Mac de supervision (non substituable). (Un MacBook Air 11 pouces d’entrée de gamme dans notre cas)
Un câble de raccordement, un casier ou mallette de chargement le cas échéant.
Le logiciel Apple Configurator2 installé sur le Mac de supervision
Le logiciel iTunes.
Un identifiant Apple Id pour télécharger les applications gratuites et ou payantes.
Apple Configurator2 fournit une solution globale de gestion d’un ou plusieurs iPad simultanément. Apple Configurator2 configure rapidement un grand nombre d’appareils iOS avec les réglages, applications et données choisis pour les élèves. Apple Configurator 2 vous permet :
De préparer ensemble de nouveaux appareils qui ne seront configurés qu’une seule fois avant d’être déployés.
D’ajouter des apps.
De mettre des logiciels et des apps à jour.
De créer et ajouter des profils de configuration.
De renommer et de changer le fond d’écran d’appareils.
D’exporter des informations relatives à des appareils et des documents.
D’importer des documents.
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Récupérer des applications de AppStore par l’intermédiaire de iTunes pour permettre ensuite leur installation sur les tablettes.
L'importation d'applications consiste à ajouter à la banque d'Apple Configurator2 les applications que l'on désire installer sur les tablettes.
Avant tout, il faut récupérer les applications à partir de App Store en utilisant iTunes, pour ensuite les importer dans Apple Configurator2. Cette étape doit être répétée chaque fois qu'une nouvelle application doit être ajoutée à la liste
Vous devez disposer d’un compte iTunes pour gérer le téléchargement et la mise à jour des applications mises à disposition sur les tablettes.
Démarrer I tunes.
Dans l’onglet supérieur, sélectionner «Compte» puis «Autorisations» puis «Autoriser cet ordinateur» .
Entrer alors l’identifiant et le mot de passe (mdp) de votre compte.
Cliquer sur «App Store » puis sélectionner l’application spécifique aux iPad. Le choix peut s’effectuer dans la catégorie souhaitée, ici « éducation» .
L’application choisie, clic sur «Obtenir». L’application se charge alors sur votre session iTunes et apparait dans la fenêtre « Mes apps ».
Renouvelez le chargement d’app autant de fois que nécessaire. Ici 24 Apps chargées dans notre exemple.
Préparer le(es) iPad(s) afin qu’il(s) devienne(nt) supervisé(s).
Cette étape de supervision peut s’effectuer sur des iPad vierges que l’on souhaite gérer. Si des tablettes sont déjà utilisées et pré-réglées, il faut alors procéder à une étape de restauration afin d’effacer complètement la tablette ( réglages et contenus).
Cette étape réinitialise complètement les réglages des tablettes.
Cette préparation est réalisée initialement par un référent numérique.
Lorsque la tablette est préparée, cette dernière apparait comme supervisée. Voici une copie de la console de l’appareil iPad1
Il figure notamment, dans l’onglet « Informations »
Les caractéristiques de la tablette.
Le nom de la tablette.
La version du produit.
Le type, la capacité.
L’état de supervision.
Le nom de l’organisme de supervision.
Dans la fenêtre Configurator2 clic sur "préparer" dans l’onglet supérieur
Choisir la configuration «Manuel» puis suivant (voir figure 6)
Choisir un nom pour l’organisation de supervision: le nom du Lycée, du groupe de travail puis suivant (voir figure 7)
Choisir les étapes proposées pour l'assistant réglage IOS sur les Ipad (figure 8)
Cliquer ensuite sur préparer
POINT IMPORTANT: Si la fenètre suivante apparait (figure 10), restaurer alors la d'effacer complétement son contenu
Lorsque l’iPad est préparé, ce dernier apparait comme supervisé dans la fenêtre principale de Configurator2.
Un profil de configuration permet de gérer des restrictions sur les applications ( mise a disposition, blocage), et les fonctions ( appareil photo, paramètre wifi……).
Dans la fenêtre supérieure, clic sur fichier puis nouveau profil. Dans cette partie nous allons créer un profil très simple. L'onglet général doit été renseigné systématiquement pour chaque profil. Dans notre cas, nous ne paramètrerons que l'onglet « Restrictions ». Les autres onglets étant dans notre cas inutiles.
Il permet de nommer et d’identifier le profil, pour une utilisation plus aisée, dans le cas d'une gestion multiple de profils.
Nommer le profil :
Evaluation ECE.
Identifiant :
Nom de l’appareil Mac.Cet identifiant est attribué automatiquement par le logiciel Configurator2.
Organisation :
Nom du professeur et matière gérant le profil.
Description :
Commentaire de votre choix.
Il permet de gérer les fonctionnalisés de l’appareil, les applications et les contenus multimédias.
Il suffit de décocher les autorisations qui deviennent du coup des restrictions.
Il suffit de décocher les autorisations qui deviennent du coup des restrictions.
Dans l’exemple donné, seule l’application iMovie sera accessible et donc utilisable.
Il faut toujours autoriser l’utilisation de iTunes Store, puisque tous les documents circulent par iTunes.
Les autres onglets de réglage ne sont pas utilisés dans l’exemple fourni puisqu’ils n’apportent pas de plus-values.
On peut si l’on souhaite ajouter une configuration pour une connexion à internet, exiger des codes, se connecter à un point d’accès Wifi……
Ces caractéristiques peuvent être intégrées à la configuration initiale des tablettes, puisque dans notre cas ces dernières sont toujours utilisées avec le même réseau et la même borne wifi.
Sélectionner les iPads supervisés ( surveillance en bleu) sur lesquels importer le profil. clic sur « Ajouter » puis « Profils ».
Sélectionner le profil souhaité ici « Evaluation ECE » puis « Ajouter » .
Lorsque le profil de configuration est importé, l’écran de l’iPad se présente comme tel.
Sélectionner les tablettes supervisées ( surbrillance bleue) sur lesquelles le profil est à supprimer. Sélectionner dans l’onglet supérieur « Actions» puis «Supprimer» .
Choisir le profil de configuration à supprimer.
L’iPad supervisé reprend alors son écran d’accueil initial.
Dans ce paragraphe, nous traiterons d’un document créé grâce au logiciel de traitement de texte « Pages » disponible à la fois sur le Mac et sur l’ iPad. Le document sélectionné doit être présent sur l’ordinateur Mac de supervision ou sur un support mobile accessible.
Lancer Apple Configurator2.
Sélectionner les iPads supervisés sur lesquelles le document doit être importé, ici la tablette supervisée notée iPad1 (surbrillance bleue).
Dans l’onglet supérieur, choisir « Action » puis « Ajouter » puis « Document ».
Choisir l’application associée au type de document importé.
Attention, vous ne pouvez importer des documents que dans une liste restrictive d’applications gérées par iTunes et présentes sur l’iPad.
Cliquer sur le fichier à importer, ici « gestion iPad lycée chaplin » puis « Ajouter ».
Sur l’iPad supervisé,sélectionner l’application contenant le fichier importé, ici « Pages » .
Faire + (côté supérieur gauche, cerclé sur la copie d’écran) puis choisir «Copier depuis iTunes» .
choisir alors le fichier importé, ici « gestion iPad lycée chaplin » .
Le fichier apparait alors dans la fenêtre page.
Sur l’iPad supervisé:
Dans l’application « Pages » , cliquez sur l’icône de partage (le carré avec la flèche qui sort dans le coin supérieur).
Envoyez une Copie.
Sélectionnez le document.
Choisir la destination: « iTunes »
Choisir le format d'envoi de la copie, « Pages » par exemple.
Enfin le choix du mode d’envoi doit obligatoirement se porter sur « iTunes »
Pour Récupérer le document, connecter la tablette pour supervision. La connexion de la flotte pour une gestion simultanée est possible et suit les mêmes procédures.
Sur le Mac de supervision : ouvrir Apple Configurator2 et utiliser la fonction spécifique « Exporter » dans la barre supérieure, Onglet « Actions » .
Mettre en sur brillance le(s) iPad(s) supervisés sur lesquels les documents sont à exporter.
Dans l’onglet supérieur, sélectionner « Actions » puis «Exporter » puis « document » .
Choisir le dossier contenant le document à exporter, ici «Pages » .
Choisir le lieu d’exportation sur le Mac de supervision. Le choix se porte sur le «bureau» par simplification, puis «Exporter ».
Sur le bureau apparaît un dossier bleu «Pages(nom de la tablette)» ici iPad1. Dans le cas d’une flotte supervisée, il apparaîtra autant de dossiers que de tablettes supervisées.
Ouvrir le dossier puis ouvrir le fichier souhaité.
Le fichier peut ensuite être enregistré sur un support mobile ( clé usb ou DD externe) ou virtuel comme une Dropbox.
Voici la démarche à suivre si des erreurs de manipulations ont bloqué les Ipads
Sélectionner les iPads à traiter : mise en sur brillance bleue des tablettes choisies.
Dans l'onglet supérieur, choisir Action puis Préparer.
La préparation terminée, il faut maintenant charger les apps comme suit :
Procedure de transfert des Apps :
dans l’onglet supérieur, choisir Action puis ajouter Apps une nouvelle fenêtre apparaît.
Cocher dans la partie inférieure « choisir sur mon Mac » Une liste des apps sans icône apparait. « nom de l’app en .ipa » les sélectionner individuellement puis clic sur ajouter.
Lorsque le transfert des applications est terminé (processus de plusieurs minutes suivant le nombre d'applications à charger . Un nombre d'étapes apparaît lors du processus de transfert . Il ne faut absolument pas interrompre le chargement sous peine de le rendre inopérant.
Démarrer alors les tablettes une à une en suivant les étapes proposées à l'écran. La tablette doit être définie comme nouvel iPad, pas de restauration. Ne pas choisir dans cette étape, ni la localisation, ni un réseau wifi, ni de code.ces réglages seront réalisées ultérieurement
La tablette opérationnelle, activer alors le wifi en rentrant les codes dans réglages de la tablette.
Afin de terminer le processus, démarrer une application et ,dans réglages, rentrer les coordonnées iCloud du compte, afin d'activer les App, pour une utilisation en hors connexion.
Pour un parc de 16 tablettes, la procédure décrite prend environ 2 heures. L'étape de transfert, ainsi que le paramétrage manuel individuel étant chronophages
Entre chaque professeur utilisateur, il est souvent nécessaire de supprimer les documents qui ont été créés par les élèves. Configurator propose de les Ajouter, de les exporter mais pas de les supprimer.
Pour les supprimer, il faut supprimer l’application puis l’ajouter à nouveau.
Exemple
Prenons par exemple l’application « Explain everything ».
Dans Configurator:
Sélectionner les iPads sur lesquels vous voulez réaliser l’opération
Dans la barre du haut aller dans Actions puis supprimer puis apps
Choisir « Explain everything » puis cliquer sur supprimer les apps
La fenêtre « Voulez-vous vraiment supprimer… » apparait cliquer sur Supprimer
Attendre que l’opération se termine.
Ensuite
Dans la barre du haut aller dans Actions puis ajouter puis apps
Cliquer sur Choisir sur mon Mac … (en bas à gauche de la fenêtre qui est apparue)
Sur la nouveau fenêtre Choisir Explain Every…..ipa (c’est le fichier de l’application) et cliquer sur Ajouter
L’ensemble de l’opération dure quelques minutes
Lorsque l’on est plusieurs utilisateurs sur la même série d’IPAD, il est important de bien suivre certaines règles pour que chacun puisse utiliser efficacement les iPads.
Préparer et sauvegarder le profil à utiliser pour votre activité la section intitulée « Créer un profil de configuration pour l'IPad. »(voir Créer un profil.. )
Supprimer les profils présents sur les iPad la section intitulée « Supprimer un profil de configuration sur l’iPad supervisé »(voir Supprimer un profil) )
Ajouter votre profil la section intitulée « Déployer un profil de configuration. »(Déployer un profil)
Ajouter des documents si cela est nécessaire à votre séance la section intitulée « Importer un document sur l’iPad supervisé. » (voir Déployer un profil… )
Exporter les documents crées par les élèves la section intitulée « Exporter un document de l’iPad supervisé vers le Mac de supervision »(voir Exporter un document)
Supprimer les profils présents sur les iPad la section intitulée « Supprimer un profil de configuration sur l’iPad supervisé »(voir Supprimer un profil)
Eventuellement: nettoyer les app utilisées la section intitulée « Comment nettoyer une app. »(voir Comment nettoyer une app)